Web会議の普及や働き方の多様化により、オフィスの会議室不足に悩む企業が増えています。社内会議だけでなく、オンライン商談や採用面接など、会議室を必要とする場面はさまざまです。

しかし、会議室を増やすためにオフィスを拡張したり、移転したりするには、コストや時間がかかります。

そこで検討したいのが、シェアオフィスやレンタル会議室などの外部施設を活用する方法です。

限られたオフィススペースを有効活用しながら、業務効率とコストの最適化を目指す、新しいオフィス戦略をご紹介します。

Web会議の普及で会議室不足が深刻化

Web会議の普及により、オフィスに求められる会議スペースのあり方が変化しています。

オンライン商談や社外との打ち合わせなど、少人数でも個室を必要とする場面が増えています。

こうした変化により、デスクスペースには余裕があっても、個室や防音設備を備えた会議室が不足するという問題が起こりやすくなっています。

会議室を予約できず、打ち合わせの時間を調整したり、周囲への音漏れを気にしながら会議に参加したりする状況は、業務効率の低下にもつながります。

特に、従来は複数人で利用していた会議室を、Web会議のために1人で使用するケースもあり、既存の会議室の数や配置では対応しきれないこともあります。

会議室の増設やオフィス移転にはコストがかかる

会議室不足の解決策として、社内に会議室を増設する方法があります。ただし、既存の執務スペースを縮小する必要があるほか、間仕切りや防音設備、通信環境などの整備費用も発生します。

より広いオフィスへの移転も選択肢のひとつですが、賃料の増加に加え、敷金・保証金、内装工事費、引っ越し費用などの負担が生じます。

ここで考えたいのが、本当にその会議室を常設する必要があるのかという視点です。

例えば、月に数回しか利用しない大会議室を確保するために、オフィスの面積を広げることが、必ずしも合理的とは限りません。

会議室の利用頻度や必要な広さを整理することで、現在のオフィス面積を維持しながら課題を解決できる可能性があります。

オフィス選びでは、単純な面積の比較だけでなく、実際の利用状況を踏まえたスペース計画が重要です。

外部施設を活用する3つのメリット

1. 必要なときだけ会議室を利用できる

シェアオフィスやレンタル会議室を活用すれば、社内の会議室が埋まっているときや、重要な商談があるときに、外部のスペースを利用できます。

常設の会議室を増やすことなく、必要なときに必要な広さの会議室を確保できる点がメリットです。

少人数の打ち合わせから、大人数での会議や研修まで、用途に合わせた施設を選択できる場合もあります。

2. オフィスコストの最適化につながる

会議室不足を解消するためだけに、広いオフィスへ移転する必要がなくなる可能性があります。

例えば、会議室用に10坪のスペースを追加で確保する場合、賃料単価が月額20,000円／坪であれば、賃料負担は月額20万円、年間240万円増加する計算です。

一方、外部の会議室を1時間5,000円で月8時間利用する場合、月額4万円、年間48万円となります。

この条件では、年間192万円の費用差が生じます。

さらに、1人でのWeb会議であれば、個室ブースの活用も選択肢となります。

仮に1時間1,500円で月8時間利用した場合、月額12,000円、年間144,000円となり、10坪のスペースを追加で確保する場合と比較して、年間225万6,000円の費用差が生じます。

このように、会議の人数や目的に応じて外部施設を使い分けることで、さらなるコストの最適化が期待できます。

※上記は一定の条件に基づく試算です。実際の費用は利用条件などによって異なります。

会議室の利用頻度や用途によって、最適な選択肢は異なります。常設する場合と外部施設を活用する場合、それぞれのメリットやコストを比較し、自社に合った方法を検討することが大切です。

3. 多様な働き方に対応できる

シェアオフィスは、外出先でのWeb会議や、取引先に近い場所での打ち合わせにも活用できます。

例えば、営業担当者が外出先からWeb会議に参加する場合、自社オフィスに戻らず、近隣のシェアオフィスを利用することで、移動時間を削減できる可能性があります。

社員の働き方や業務内容に合わせて利用場所を選べるため、柔軟なオフィス環境の整備にも役立ちます。

自社オフィスと外部施設を組み合わせたオフィス戦略

自社オフィスと外部施設は、どちらか一方を選ぶのではなく、用途に応じて組み合わせることも有効です。

日常的な業務や社内コミュニケーションは自社オフィスで行い、会議室が不足する時間帯や、大人数での打ち合わせには外部施設を活用するなど、柔軟な使い分けが考えられます。

また、少人数のWeb会議には外部の個室ブース、大人数の打ち合わせにはレンタル会議室を利用するなど、目的に応じた選択も可能です。

導入を検討する際は、次のような項目を確認しておくとよいでしょう。

 

• ・会議室の利用頻度や予約が集中する時間帯
• ・Web会議と対面会議の割合
• ・会議に必要な人数や設備
• ・社員の出社状況や外出頻度
• ・外部施設の利用料金や移動時間
• ・通信環境や情報セキュリティ

 

特に機密情報を扱う会議では、個室の有無や周囲への音漏れ、通信環境なども確認しておく必要があります。

こうした条件を整理することで、自社にとって本当に必要な会議室の数や広さが見えてきます。

まとめ：スペースの使い方を見直し、最適なオフィス環境へ

会議室不足を解消する方法は、増設や移転だけではありません。

シェアオフィスやレンタル会議室などの外部施設を上手に活用することで、限られたスペースを有効に使いながら、オフィスコストの最適化を目指せます。

大切なのは、会議室の数を増やすこと自体ではなく、社員が快適かつ効率的に働ける環境を整えることです。

LocaWeaveでは、企業の事業計画や働き方、オフィスの利用状況を踏まえ、それぞれの課題に合ったオフィス選びをサポートしています。

オフィスの移転・増床だけでなく、既存スペースの活用や外部施設の利用も視野に入れ、企業にとって最適なオフィス環境をご提案します。

オフィスの移転と外部施設の活用、どちらが自社に適しているかといった比較検討についても、お気軽にご相談ください。

具体的な計画が決まっていない段階でも、無料でご相談いただけます。